Im Alltag eines wachsenden Handwerksbetriebs mit mehreren Teams und ständig neuen Projekten bleibt oft wenig Zeit, sich mit technischen Neuerungen zu beschäftigen. Doch gerade jetzt lohnt sich der Blick auf die Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz (KI) und strukturierter Datenverarbeitung. Denn viele Prozesse – von der Datenmigration bis zur E-Mail-Bearbeitung – lassen sich heute mit KI und No-Code-Tools nicht nur beschleunigen, sondern auch zuverlässiger gestalten. In diesem Artikel erfährst du, wie strukturierte Daten und moderne KI-Lösungen helfen, typische Engpässe im Handwerksbetrieb zu lösen. Praxisnah, verständlich und mit direktem Nutzen für deinen Betrieb – ganz ohne Technikstudium.
Structured Output beschreibt die Fähigkeit moderner KI-Systeme, Informationen nicht mehr als Fließtext, sondern in klar definierten, maschinenlesbaren Formaten wie JSON auszugeben. Das ist besonders relevant, wenn du Prozesse automatisieren willst – etwa beim Übertragen von Kundendaten, Rechnungen oder E-Mails in verschiedene Systeme. Früher war es oft Glückssache, ob die KI die Daten wirklich sauber und ohne unnötige Floskeln ausgibt. Mit Structured Output kannst du dich jetzt darauf verlassen, dass die Daten immer im gewünschten Format landen – ein echter Fortschritt für jede Automatisierung.
Structured Output garantiert dir zu 100 Prozent, dass der Output ausgeführt wird – das ist für Automatisierung ein echter Gamechanger.
Basti Strauß
Viele Handwerksbetriebe arbeiten noch mit alten Branchensoftwares, oft auf eigenen Servern im Keller. Der Umstieg auf moderne Systeme scheitert häufig an der komplizierten Datenmigration. Mit KI und Structured Output kannst du jetzt gezielt Daten aus alten SQL-Datenbanken extrahieren, um sie in neue Systeme zu übertragen. Die KI hilft dabei, die relevanten Felder zu erkennen, zuzuordnen und in das gewünschte Format zu bringen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht den Wechsel auf neue Software deutlich einfacher.
Packt das nicht in einen Prompt rein, sondern macht mehrere KIs – eine KI ist nur dafür da, festzustellen, was ist das?
Basti Strauß
Im Tagesgeschäft landen viele Anfragen, Rechnungen oder auch Beschwerden per E-Mail im Postfach. Mit KI-gestützter Automatisierung lassen sich diese E-Mails automatisch auslesen, kategorisieren und die wichtigsten Informationen extrahieren. Structured Output sorgt dafür, dass die Daten immer gleich aufgebaut sind – egal, wie unterschiedlich die E-Mails formuliert sind. So kannst du zum Beispiel automatisch Akten anlegen, Rückfragen vorbereiten oder sogar direkt Termine vorschlagen, ohne jede Mail einzeln zu lesen.
Große Empfehlung von uns beiden: Lasst das bitte! Erstmal vorher in deinem Draft, also in deinem Postfach deiner Wahl, so zwischenpacken nach dem Motto Vorentwurf, guck mal drüber und du denkst, oh Gott sei Dank hat das nicht weggeschickt.
Basti Strauß
Tools wie Make, Zapier oder N8n ermöglichen es dir, verschiedene Software-Lösungen miteinander zu verbinden – ganz ohne Programmieren. Die KI liefert die Daten im Structured Output-Format, die Tools übernehmen die Weiterverarbeitung: E-Mails werden automatisch sortiert, Rechnungen abgelegt oder Termine erstellt. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für weniger Fehler im Ablauf. Wichtig ist dabei, die Automatisierung schrittweise einzuführen und regelmäßig zu kontrollieren, ob alles wie gewünscht läuft.
Deswegen liebe ich die KI eigentlich immer den Vergleich: Das ist halt einfach ein Praktikant, der hat ein gutes Allgemeinwissen, aber du musst ihm alles beibringen.
Basti Strauß
Ob Rechnungseingang, Lieferscheine, Ausschreibungen oder sogar Lebensläufe – überall dort, wo Informationen strukturiert vorliegen müssen, kann KI helfen. Besonders bei Dokumenten, die als PDF oder sogar als Scan vorliegen, ist die Kombination aus OCR (Texterkennung) und Structured Output ein echter Vorteil. Die KI erkennt Tabellen, Beträge oder Adressen und gibt sie im gewünschten Format aus. So lassen sich auch komplexe Dokumente automatisiert weiterverarbeiten und in bestehende Abläufe integrieren.
Der Einstieg in die KI-gestützte Automatisierung sollte immer in kleinen Schritten erfolgen. Teste neue Abläufe zunächst im Entwurfsmodus, bevor du sie vollautomatisch laufen lässt. So kannst du Fehler frühzeitig erkennen und die Prozesse nach und nach verbessern. Sieh die KI wie einen Praktikanten: Je genauer du erklärst, was sie tun soll, desto besser werden die Ergebnisse. Mit jedem Durchlauf lernst du dazu und kannst die Automatisierung weiter ausbauen – ganz ohne Überforderung.
Strukturierte Daten und KI-gestützte Automatisierung sind kein Hexenwerk, sondern bieten dir als Handwerksunternehmer echte Entlastung im Alltag. Ob bei der Datenmigration, der Bearbeitung von E-Mails oder der Integration verschiedener Tools – mit Structured Output und No-Code-Lösungen kannst du viele Prozesse effizienter und fehlerfreier gestalten. Starte klein, teste gründlich und entwickle deine digitalen Abläufe Schritt für Schritt weiter. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche im Betrieb.
Hör dir die komplette Podcast-Episode mit Basti Strauß an und teile sie gern mit Kollegen, wenn sie dir gefallen hat!
Starte mit kleinen, klar definierten Automatisierungen und teste sie gründlich, bevor du sie vollautomatisch laufen lässt – so kannst du Fehler vermeiden und Schritt für Schritt mehr Prozesse in deinem Betrieb digitalisieren.
Structured Output von OpenAI bezieht sich auf die Möglichkeit, strukturierte Daten mit KI zu generieren und zu verarbeiten.
Strukturierte Daten ermöglichen es, Prozesse im Handwerk effizienter zu gestalten, indem sie präzise Informationen liefern und automatisierte Entscheidungen unterstützen.
Beispiele für Anwendungsfälle sind die automatische Inspektion von Bauteilen, die Optimierung von Lagerbeständen und die Vorhersage von Wartungsbedarf.
Durch die Integration von No-Code/Low-Code-Tools mit KI können auch Personen ohne umfangreiche Programmierkenntnisse KI-Modelle erstellen und in ihre Arbeitsabläufe einbinden.
Zu den Tipps gehören die klare Definition von Zielen, die kontinuierliche Überwachung der KI-Modelle und die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit KI-Technologien.
Interessierte können sich an die KI-Digitalwerkstatt wenden und dort mehr über konkrete Use Cases und Implementierungsstrategien erfahren.
