Die Digitalisierung macht auch vor dem Handwerk nicht halt – und spätestens ab einer gewissen Betriebsgröße wird klar: Mit Papier, Aktenordnern und WhatsApp-Gruppen kommt man nicht mehr weit. Doch welche Software bringt wirklich Entlastung auf die Baustelle? Wie gelingt der Spagat zwischen zentralen IT-Vorgaben und den individuellen Anforderungen vor Ort? In diesem Artikel erfährst du, warum die Auswahl und Einführung digitaler Tools für Handwerksunternehmen mit mehreren Teams zur echten Herausforderung wird – und wie du sie praxisnah meisterst. Die Erkenntnisse stammen aus einem umfangreichen Praxistest, der zeigt, worauf es bei der Digitalisierung von Baustellenprozessen wirklich ankommt. Egal, ob du schon erste Tools nutzt oder noch vor der Entscheidung stehst: Hier findest du konkrete Ansätze, wie du deinen Betrieb zukunftssicher aufstellst, ohne deine Mitarbeitenden zu überfordern.
Viele Handwerksbetriebe arbeiten noch mit Papier, Ordnern und handschriftlichen Notizen. Das kostet Zeit, sorgt für unnötige Wege und macht die Organisation auf der Baustelle unnötig kompliziert. Gerade wenn der Betrieb wächst und mehrere Teams an unterschiedlichen Standorten arbeiten, stößt diese Arbeitsweise schnell an ihre Grenzen. Informationen gehen verloren, die Einweisung neuer Mitarbeiter dauert länger und der Stress für die Projektleiter steigt. Wer hier nicht gegensteuert, riskiert, dass die Qualität leidet und die Mitarbeitenden frustriert werden.
Die Informationen waren einfach schneller auffindbar und verfügbar für die Mitarbeiter. Außerdem geht die Einweisung der Mitarbeiter auf der Baustelle mit Software deutlich einfacher.
Sonja Bertling
Eine einheitliche IT-Lösung für alle klingt verlockend – gerade, wenn der Betrieb viele Standorte hat. Doch die Realität sieht oft anders aus: Jede Niederlassung hat ihre eigenen Abläufe, Projekte und Anforderungen. Eine Software, die nur auf dem Papier passt, wird in der Praxis schnell zum Ärgernis. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen und ihre Arbeitsweisen zu verstehen. Nur so lässt sich eine Lösung finden, die wirklich im Alltag funktioniert und von allen akzeptiert wird.
Wir versuchen das immer gemeinsam zu entscheiden. Natürlich muss man ab und zu etwas durchgreifen, aber im Großen und Ganzen versuchen wir da gemeinsam eine Lösung zu finden.
Sonja Bertling
Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du sie im Alltag testen – am besten direkt auf der Baustelle. Ein Proof of Concept (POC) hilft, verschiedene Lösungen unter realen Bedingungen zu vergleichen. Dabei zeigt sich schnell, welche Tools wirklich zu den Prozessen passen und wo es hakt. Wichtig: Wähle Pilotprojekte und Testnutzer aus, die offen für Neues sind, aber auch die Herausforderungen des Alltags kennen. Nur so erhältst du ehrliches Feedback und vermeidest teure Fehlentscheidungen.
Man muss sich wirklich anschauen, in welchem Szenario bewegt man sich und was passt da einfach gut dazu.
Marcel Scherath
Gerade für wachsende Betriebe mit mehreren Standorten sind Cloud-Lösungen wie Microsoft Teams eine solide Basis. Sie ermöglichen den schnellen Austausch von Informationen, einfache Kommunikation und zentrale Verwaltung. Doch nicht jede Aufgabe lässt sich mit Standard-Tools abdecken. Spezialisierte Anwendungen – etwa für die Fotodokumentation oder Formularverwaltung – können Teams sinnvoll ergänzen. Entscheidend ist, dass die Lösungen miteinander integriert werden können und die Bedienung für alle einfach bleibt.
Die beste Software nützt nichts, wenn sie im Alltag nicht genutzt wird. Deshalb ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden entscheidend. Beziehe deine Teams von Anfang an ein, höre auf ihre Rückmeldungen und passe die Lösung an ihre Bedürfnisse an. Eine zu komplexe oder zu technisch gedachte Software wird schnell zur Schatten-IT führen – dann landen wichtige Infos wieder in privaten Chatgruppen oder auf Papier. Setze auf einfache, verständliche Tools, die den Arbeitsalltag wirklich erleichtern.
Eine Softwareauswahl, die einfach rein auf IT und Funktionalität zurückgeht, wird selten sonderlich gut.
Marcel Scherath
Die Anforderungen im Handwerk ändern sich ständig – neue Projekte, neue Kunden, neue gesetzliche Vorgaben. Deine Software sollte deshalb flexibel und anpassbar sein. Achte darauf, dass sie sich in bestehende Systeme integrieren lässt und mit deinem Betrieb mitwachsen kann. Schnittstellen zu anderen Programmen, zentrale Nutzerverwaltung und die Möglichkeit, Prozesse anzupassen, sind wichtige Kriterien. So stellst du sicher, dass deine Investition auch in Zukunft trägt und du nicht alle paar Jahre neu anfangen musst.
Die passende Software für die Baustelle findest du nicht am Reißbrett, sondern im echten Alltag deiner Teams. Entscheidend ist, dass die Lösung zu deinen Prozessen passt, von den Mitarbeitenden akzeptiert wird und sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt. Teste verschiedene Tools, beziehe deine Leute ein und setze auf eine Kombination aus bewährten Cloud-Lösungen und spezialisierten Anwendungen. So schaffst du mehr Transparenz, weniger Stress und eine solide Basis für weiteres Wachstum.
Hör dir die komplette Podcast-Folge mit Achim Maisenbacher, Sonja Bertling und Marcel Scherath an – und teile sie gern mit Kollegen, wenn sie dir weiterhilft!
Beziehe deine Mitarbeitenden frühzeitig in die Auswahl und Einführung neuer Software ein – nur wenn sie die Lösung akzeptieren und nutzen, wird deine Digitalisierung wirklich erfolgreich.
Ein Proof of Concept (POC) mit verschiedenen Softwarelösungen wurde durchgeführt, um die beste Lösung für die Anforderungen der Gruppe zu finden.
Der IT-Dienstleister ITP unterstützte das Projekt zur Auswahl und Einführung einer cloudbasierten Dokumentations- und Kommunikationslösung.
Die cloudbasierte Lösung, insbesondere Microsoft Teams, wurde aufgrund ihrer Benutzerakzeptanz und Funktionalitäten nach einem Feldtest ausgewählt.
Die Podcast-Episode gibt praxisnahe Einblicke in die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der digitalen Transformation im Handwerk, insbesondere bei der Daume Gruppe.
Ein Ausblick auf zukünftige IT-Strategien bei der Daume Gruppe wird am Ende der Podcast-Episode gegeben.
